Nóminas en startups: guía completa para founders que contratan por primera vez

Por qué las nóminas son más complejas de lo que parecen

El coste de contratar a alguien no es solo el salario bruto que aparece en la oferta. En España, los impuestos y cotizaciones hacen que el coste real para la empresa sea entre un 30 y un 35% superior al salario bruto, y el empleado recibe entre un 20 y un 40% menos que el bruto en su nómina neta.

Conocer estos números antes de tu primera contratación evita sorpresas en la tesorería y te permite hacer ofertas bien calculadas.

Estructura de una nómina: los conceptos clave

Las tres columnas de cualquier nómina

Componentes del salario bruto

Salario base: La retribución fija pactada, referenciada al convenio colectivo aplicable.

Complementos más habituales:

• Plus de transporte / locomoción
• Plus de idiomas
• Bonus variable (objetivos)
• Horas extraordinarias
• Beneficios en especie (coche, ticket restaurante, seguro médico)

Pagas extraordinarias:

• La ley exige mínimo 2 pagas extras al año
• Se pueden prorratear en 12 mensualidades o cobrar en junio/diciembre
• La mayoría de startups prorratean: divide el salario bruto anual entre 12

El coste real de un empleado para la startup

Cotizaciones a la Seguridad Social (2026)

En España, tanto empresa como empleado cotizan a la Seguridad Social. La empresa asume la parte mayor.

Cotizaciones empresa (sobre base de cotización):

Cotizaciones empleado (sobre base de cotización):

Ejemplo completo: coste de contratar un desarrollador con 40.000€ brutos anuales

Salario bruto anual:                  40.000€
Cotización SS empresa (~30%):         11.960€
──────────────────────────────────────────────
COSTE TOTAL PARA LA EMPRESA:          51.960€

Salario bruto mensual (12 pagas):      3.333€
Cotización SS empleado (~6,35%):        -212€
Retención IRPF (estimado ~15%):         -500€
──────────────────────────────────────────────
NÓMINA NETA MENSUAL (aprox.):          2.621€

Conclusión: un desarrollador que cobra 2.621€/mes en mano le cuesta a la startup 4.330€/mes. La diferencia (1.709€) va íntegramente a Seguridad Social e IRPF.

Tabla de costes por rango salarial (2026, contrato indefinido)

Estimaciones orientativas. El IRPF varía según la situación personal del empleado.

Bases y límites de cotización 2026

Las cotizaciones se calculan sobre la base de cotización, que tiene límites:

Importante: Si el salario es inferior a la base mínima de cotización (puede ocurrir con jornada parcial), la empresa igualmente cotiza por la base mínima.

IRPF: la retención en nómina

El IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) se descuenta mensualmente de la nómina del empleado como anticipo de su declaración anual.

Cómo se calcula la retención

La retención depende de varios factores:

1. Salario bruto anual
2. Situación personal y familiar (hijos, discapacidad...)
3. Otras rentas del trabajador
4. Reducciones aplicables

Tramos IRPF 2026 (escala estatal + autonómica, aproximado):

Estimación rápida de tipo efectivo de retención:

Beneficios en especie y su tributación

Los beneficios en especie forman parte del salario y tributan:

Estrategia de optimización salarial: Para una startup que no puede pagar altos salarios brutos, ofrecer paquetes con beneficios en especie (seguro médico, transporte, comida) reduce el IRPF del empleado y aumenta su neto sin coste adicional para la empresa en cotizaciones.

Tipos de contrato más habituales en startups

Contrato indefinido

El contrato estándar desde la reforma laboral de 2022. El contrato temporal sin causa justificada es ilegal.

Características:

• Sin fecha de fin determinada
• Indemnización por despido improcedente: 33 días/año (máx. 24 mensualidades)
• Período de prueba: hasta 6 meses para técnicos titulados, 2 meses para el resto

Bonificaciones disponibles en 2026:

• Contratación indefinida de jóvenes menores de 30 años: hasta 250€/mes por 3 años
• Contratación de desempleados de larga duración: 150€/mes por 3 años

Contrato indefinido a tiempo parcial

Para trabajo con jornada inferior a la ordinaria. Útil para primeras contrataciones.

Consideraciones:

• Se fija el porcentaje de jornada en contrato
• La base de cotización se calcula proporcionalmente (con mínimos)
• El empleado acumula derechos proporcionales

Contrato de formación en alternancia (antes "prácticas")

Para personas menores de 30 años (o 25 si no ha terminado ciclo formativo) sin experiencia en el área:

• Duración: 3 meses a 2 años
• Salario: Mínimo el SMI proporcional a la jornada
• Cotizaciones reducidas: Cuota fija reducida a la SS
• Objetivo: Alternancia trabajo-formación

Becarios / prácticas extracurriculares

Para estudiantes universitarios:

• Desde 2024: obliación de remunerar prácticas (mínimo SMI proporcional)
• Alta en la Seguridad Social obligatoria desde 2024
• Cotizaciones reducidas (cuota fija de ~11€/mes)

El convenio colectivo: qué es y por qué importa

El convenio colectivo es el acuerdo sectorial que establece condiciones mínimas (salarios, jornadas, categorías) para los trabajadores de un sector.

Convenios más habituales en startups tecnológicas:

• Convenio de Consultoría, Empresas de Servicios Tecnológicos y Oficinas Técnicas
• Convenio de Comercio

Lo que establece el convenio:

• Tablas salariales por categoría y nivel
• Jornada máxima anual
• Vacaciones (mínimo 30 días naturales)
• Horas extraordinarias y compensación
• Cláusulas de inaplicación (descuelgue)

Riesgo de no aplicar el convenio: Inspección de Trabajo puede sancionar a la empresa e imponer diferencias salariales retroactivas.

Obligaciones de la empresa como empleador

Antes de contratar

• Alta de la empresa en la Seguridad Social (Código de Cuenta de Cotización)
• Obtener certificado digital o autorizar representante para SILTRA/Sistema RED
• Definir el convenio colectivo aplicable
• Redactar el contrato y comunicarlo al SEPE (contrat@)

En el día a día (mensual)

• Calcular y pagar las nóminas (antes del último día del mes o según contrato)
• Pagar el TC1/TC2 (cotizaciones SS) antes del día 20 del mes siguiente
• Ingresar las retenciones IRPF en el modelo 111 (trimestral o mensual según volumen)
• Registro de jornada diario (obligatorio desde 2019)

Anualmente

• Modelo 190: resumen anual de retenciones IRPF
• Modelo 345: planes de pensiones (si aplica)
• Actualización salarial según revisión del convenio
• Entrega del certificado de retenciones al empleado (para su declaración)

En caso de baja médica (IT)

• Días 1-3: la empresa no paga (días de espera)
• Días 4-15: la empresa paga el 60% de la base reguladora
• Desde día 16: lo paga la Seguridad Social, la empresa actúa como colaboradora

Costes ocultos de la contratación

Más allá de la nómina y cotizaciones, contratar tiene costes adicionales:

Tiempo hasta productividad plena: 3-6 meses para un desarrollador medio. Incluye esto en tu modelo de cashflow.

Estrategias de optimización del coste laboral

Modalidad teletrabajo

El teletrabajo reduce costes de oficina y puede permitir acceder a talento en regiones con menor coste de vida (diferencias salariales por zona geográfica del 10-20%).

Compensación flexible (plan de retribución flexible)

Un plan de retribución flexible permite al empleado convertir parte de su salario bruto en beneficios exentos de IRPF:

• El empleado recibe más neto sin que la empresa pague más en bruto
• Reduce la retención IRPF (que repercute en el neto)
• Beneficios típicos: seguro médico, transporte, comida, guardería, formación

Ejemplo de ahorro fiscal:

• Empleado con 36.000€ brutos, 15% de retención
• Convierte 3.000€ en beneficios exentos (seguro médico + transporte)
• Nuevo salario dinerario: 33.000€, retención ~14%
• Ahorro en IRPF para el empleado: ~420€/año

Bonificaciones a la contratación

El SEPE publica bonificaciones vigentes que reducen las cuotas de SS para determinados colectivos. Consúltalas antes de cada contratación.

Gestión de la nómina: interna vs externalizada

Recomendación de Hipnia: Con menos de 15 empleados, externalizar las nóminas es más eficiente. El coste (~9€/empleado/mes) se recupera con creces en tiempo y errores evitados.

Conclusión

Las nóminas en España tienen una complejidad real que va más allá del salario pactado. Conocer el coste total, aplicar el convenio correcto y cumplir todas las obligaciones del empleador es fundamental para crecer sin sustos.

En Hipnia gestionamos las nóminas de startups de forma integral: contratos, cotizaciones, nóminas mensuales, retenciones IRPF y gestión de incidencias. Todo coordinado con la contabilidad y la planificación financiera de tu empresa.