Contratar tu primer empleado: guía completa de obligaciones laborales

El momento de contratar: ¿estás preparado?

Contratar a tu primer empleado es un hito emocionante, pero también un salto en complejidad administrativa y coste. Antes de lanzarte, asegúrate de entender qué implica.

Antes de contratar: lo que debes tener en cuenta

El coste real de un empleado

El salario bruto es solo una parte del coste total. En España, el coste empresa de un empleado es aproximadamente un 30-35% superior al salario bruto.

Desglose para un salario bruto de 30.000€/año:

Además, considera costes adicionales:

• Equipamiento (ordenador, mobiliario): 1.000-2.000€
• Software y herramientas: 100-300€/mes
• Espacio de trabajo (si tienes oficina): proporcional
• Formación inicial: variable

¿Empleado o freelance?

Antes de contratar, valora si realmente necesitas un empleado o si puedes cubrir la necesidad con un freelance o colaborador externo.

Ventajas del freelance:

• Flexibilidad (solo pagas por proyecto o horas)
• Sin costes de Seguridad Social
• Menor compromiso a largo plazo

Ventajas del empleado:

• Mayor implicación y dedicación
• Control sobre horarios y forma de trabajo
• Construcción de equipo y cultura

⚠️ Cuidado con el falso autónomo: Si el colaborador trabaja en exclusiva, con horario fijo, en tu oficina y bajo tu dirección, es un empleado. Tratarlo como autónomo puede generar sanciones graves.

Tipos de contrato: cuál elegir

Contrato indefinido

El contrato "estándar" y el que deberías usar por defecto.

Características:

• Sin fecha de finalización
• Mayor protección para el trabajador
• Indemnización por despido improcedente: 33 días/año (máx. 24 mensualidades)

Bonificaciones disponibles:

• Contratación de jóvenes menores de 30 años
• Contratación de mayores de 45 años
• Personas con discapacidad
• Mujeres en sectores con subrepresentación

Contrato temporal (por circunstancias de la producción)

Para cubrir necesidades temporales específicas.

Cuándo usarlo:

• Picos de trabajo previsibles
• Sustitución de empleados
• Proyectos con fecha definida

Limitaciones tras la reforma laboral 2022:

• Máximo 6 meses (ampliable a 12 por convenio)
• Requiere causa justificada y documentada
• Encadenamiento limitado

Contrato en prácticas

Para recién titulados (hasta 3 años desde el título, 5 para discapacitados).

Características:

• Duración: 6 meses a 2 años
• Salario mínimo: 60% el primer año, 75% el segundo (del salario del convenio)
• Bonificaciones en Seguridad Social

Pasos para contratar a tu primer empleado

1. Alta de la empresa en Seguridad Social

Si es tu primera contratación, necesitas:

• Inscripción de empresa: Solicitar el Código de Cuenta de Cotización (CCC) en la Tesorería General de la Seguridad Social.
• Documentación: CIF, escritura de constitución, modelo TA.6

Este trámite puede hacerse online con certificado digital.

2. Comunicación del contrato a los Servicios Públicos de Empleo

Dentro de los 10 días siguientes a la formalización:

• Comunicar el contrato al SEPE (Servicio Público de Empleo Estatal)
• Se hace a través de Contrat@ o presencialmente

3. Alta del trabajador en Seguridad Social

Antes de que empiece a trabajar:

• Modelo TA.2/S (solicitud de alta)
• Se puede hacer hasta 60 días antes del inicio
• Imprescindible hacerlo antes del primer día de trabajo

4. Elaboración del contrato

El contrato debe incluir:

• Datos de empresa y trabajador
• Tipo de contrato y duración
• Puesto y funciones
• Salario y complementos
• Jornada y horario
• Convenio colectivo aplicable
• Período de prueba (si aplica)

Obligaciones mensuales como empleador

Nóminas

Cada mes deberás:

• Calcular la nómina (salario bruto - retenciones IRPF - Seguridad Social trabajador)
• Emitir el recibo de salario
• Pagar al trabajador (normalmente antes del último día del mes)

Seguros Sociales

• Modelo TC1 (boletín de cotización): A pagar antes del último día del mes siguiente
• Incluye cotización de empresa + cotización del trabajador (retenida en nómina)
• Se paga por domiciliación o en entidades financieras autorizadas

Retenciones IRPF

• Modelo 111: Declaración trimestral de retenciones a trabajadores
• Plazos: Abril (1T), julio (2T), octubre (3T), enero (4T)
• Modelo 190: Resumen anual de retenciones (enero del año siguiente)

Convenio colectivo: lo que no puedes ignorar

El convenio colectivo es la norma que regula las condiciones laborales de tu sector. Es de obligado cumplimiento.

Lo que establece el convenio:

• Salario mínimo por categoría
• Complementos salariales
• Jornada máxima
• Vacaciones
• Permisos
• Período de prueba máximo

Cómo saber tu convenio: Depende de tu actividad (CNAE) y ubicación. Puede ser estatal, autonómico o provincial. Consulta en el BOE o con un asesor laboral.

Prevención de riesgos laborales

Desde el primer empleado tienes obligaciones en PRL:

• Evaluación de riesgos: Identificar los riesgos del puesto
• Plan de prevención: Medidas para evitar/minimizar riesgos
• Formación: Informar y formar al trabajador sobre riesgos
• Vigilancia de la salud: Reconocimientos médicos (voluntarios para el trabajador)

Puedes contratar estas obligaciones con un Servicio de Prevención Ajeno (coste aprox. 80-150€/empleado/año).

El período de prueba

Es el tiempo inicial durante el cual cualquiera de las partes puede rescindir el contrato sin indemnización ni preaviso.

Duración máxima (salvo convenio):

• Técnicos titulados: 6 meses
• Resto de trabajadores: 2 meses
• Empresas de menos de 25 trabajadores: 3 meses para no titulados

Importante: Debe constar por escrito en el contrato. Si no se especifica, no hay período de prueba.

Despidos: lo que debes saber

Aunque nadie quiere pensar en esto al contratar, es importante conocer las reglas:

Despido disciplinario (por incumplimiento grave del trabajador):

• Indemnización: 0€ si es procedente
• Requiere carta de despido con hechos y fechas concretas

Despido objetivo (causas económicas, técnicas, organizativas o de producción):

• Indemnización: 20 días/año trabajado (máx. 12 mensualidades)
• Preaviso de 15 días

Despido improcedente (sin causa justificada o defectos de forma):

• Indemnización: 33 días/año trabajado (máx. 24 mensualidades)

Errores comunes al contratar

1. No verificar el convenio: Pagar por debajo de convenio genera reclamaciones y sanciones.
2. Olvidar el alta previa: El trabajador debe estar de alta antes de empezar. Si no, multas importantes.
3. Contratos verbales: Aunque son válidos (salvo excepciones), siempre mejor por escrito.
4. No documentar el período de prueba: Si no está en el contrato, no existe.
5. Clasificación profesional incorrecta: Asignar una categoría inferior para pagar menos es fuente de conflictos.

Conclusión

Contratar a tu primer empleado es un paso importante que requiere preparación. Las obligaciones laborales en España son extensas, pero gestionables si te apoyas en profesionales.

En Hipnia nos encargamos de toda tu gestión laboral: contratos, nóminas, seguros sociales y relación con Seguridad Social. Para que tú te centres en hacer crecer tu equipo, no en la burocracia.